Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie nach Art. 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir in folgenden Fällen verarbeiten:

• beim Besuch unserer Website www.ki-bits.com einschließlich des Status-Checks
• bei der Nutzung unseres Blogs und Newsletters unter blog.ki-bits.com
• im Kontakt mit Interessenten, Kunden und Ansprechpartnern unserer Kunden

Unsere Lernplattform unter app.ki-bits.com ist noch nicht im produktiven Betrieb (Abschnitt 4).

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

KI Bits UG (haftungsbeschränkt)
Zum Seeblick 32
45721 Haltern am See
vertreten durch den Geschäftsführer Lukas Zärtner
E-Mail: info@ki-bits.com
Telefon: +49 1520 338 1723

Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@ki-bits.com oder unter der oben genannten Anschrift. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind (Art. 37 DSGVO, § 38 BDSG).

2. Unsere Rollen: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Wir handeln als Verantwortlicher für unsere eigenen Zwecke: den Betrieb der Website, des Blogs und des Newsletters, die Bearbeitung von Anfragen, Vertrieb und Verträge mit unseren Kunden einschließlich Abrechnung sowie die Sicherheit unserer Systeme. Für die Lernplattform, die noch nicht im produktiven Betrieb ist, ergänzen wir die Rollen vor ihrem Start (Abschnitt 4).

3. Website, Status-Check, Termine, Kontakt und Blog

3.1 Bereitstellung der Website

Unsere Website wird bei Vercel Inc. (USA) gehostet. Beim Aufruf verarbeitet Vercel technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem (User-Agent). Diese Daten sind erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Webauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Vercel speichert diese Protokolldaten nur für kurze Zeit und löscht sie danach automatisch. Wir werten sie nur bei Störungen oder Sicherheitsvorfällen aus. Zum Schutz vor automatisierten Angriffen kann Vercel vor die Website eine Browserprüfung schalten und deren Ergebnis in einem technisch notwendigen Cookie speichern (siehe Cookie-Hinweis). Vercel handelt als unser Auftragsverarbeiter. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 6.

3.2 Reichweitenmessung mit Plausible (ohne Cookies)

Wir nutzen die Open-Source-Software Plausible Analytics, die wir selbst unter analytics.ki-bits.com auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland betreiben. Plausible setzt keine Cookies und speichert nichts in Ihrem Browser. Aus Ihrer IP-Adresse und Ihrem User-Agent wird zusammen mit einem täglich wechselnden Zufallswert eine Kennung berechnet, mit der Aufrufe desselben Tages zusammengefasst werden. Der Zufallswert wird nach 24 Stunden gelöscht; Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert.

Gespeichert werden nur statistische Angaben: aufgerufene Seiten, Verweildauer, verweisende Website und Kampagnenparameter (UTM), Land und Region, Gerätetyp, Browser, Betriebssystem sowie Zielereignisse wie eine abgeschlossene Terminbuchung. Diese Statistiken lassen keinen Rückschluss auf Ihre Person zu. Wir nutzen sie, um unser Angebot zu verbessern und zu erkennen, über welche Wege Besucher zu uns finden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Status-Check

Im Status-Check fragen wir schrittweise ab: zu Beginn Vorname und E-Mail-Adresse, danach Angaben zu Ihrem Unternehmen (Größe, Branche, bisherige KI-Schulungen, interne Informationskanäle, eingesetzte KI-Werkzeuge und Ihre Ziele) und zum Schluss Nachname, Unternehmen und optional Ihre Telefonnummer. Außerdem speichern wir, über welchen Link oder welche Kampagne Sie zu uns gekommen sind (Referrer und UTM-Parameter) und welche Schritte Sie abgeschlossen haben. Zu jedem Schritt speichern wir außerdem ein Ereignis mit dem Zeitpunkt und den Namen der ausgefüllten Felder.

Ihre Angaben werden schon während des Ausfüllens Schritt für Schritt in unserer Datenbank gespeichert, auch wenn Sie den Status-Check nicht abschließen. Wir verwenden sie, um Ihre Ausgangslage auszuwerten, Sie zu kontaktieren und ein Beratungsgespräch vorzubereiten. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und unser berechtigtes Interesse an der Ansprache von Geschäftskunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Herkunftsangaben verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um den Erfolg unserer Werbemaßnahmen zu beurteilen.

Die Datenbank der Website betreibt Neon, Inc. als unser Auftragsverarbeiter auf Servern in Frankfurt am Main.

Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir, wie oft Formulare der Website abgeschickt werden können. Dafür speichern wir einen Hashwert Ihrer IP-Adresse, Ihrer E-Mail-Adresse oder der Kennung Ihres Status-Checks zusammen mit einem Zähler. Ein täglicher automatischer Lauf löscht Einträge, deren letztes Zeitfenster mehr als einen Tag zurückliegt; in der Regel sind sie damit spätestens zwei Tage nach der letzten Anfrage gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Damit Sie den Status-Check später fortsetzen können, speichert Ihr Browser Ihre Eingaben zusätzlich lokal (Local Storage, Eintrag „ki-bits-funnel“). Dieser Zwischenspeicher ist für den von Ihnen gewünschten Fragebogen erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Er wird geleert, wenn Sie den Status-Check abbrechen, und Sie können ihn jederzeit über die Einstellungen Ihres Browsers löschen.

Speicherdauer: Wir speichern Ihre Angaben, bis Ihre Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine Geschäftsbeziehung mehr zu erwarten ist. Wir überprüfen gespeicherte Anfragen regelmäßig und löschen Angaben, die wir nicht mehr benötigen. Sie können die Löschung jederzeit verlangen (Abschnitt 8). Kommt ein Vertrag zustande, gilt Abschnitt 5.

3.4 Terminbuchung mit Microsoft Bookings und Gespräche über Microsoft Teams

Für Beratungsgespräche können Sie über Microsoft Bookings einen Termin buchen. Den Buchungskalender laden wir erst, wenn Sie auf „Kalender laden“ klicken oder ihn in einem neuen Tab öffnen. Erst dann wird eine Verbindung zu Servern von Microsoft hergestellt. Microsoft erhält dabei Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Browser und kann technisch notwendige Cookies setzen.

Bei der Buchung geben Sie Name, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer und eine Nachricht an. Sie erhalten eine Bestätigung mit einem Link zu einem Gespräch in Microsoft Teams. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Gespräche zeichnen wir nicht auf. Microsoft Ireland Operations Limited handelt als unser Auftragsverarbeiter. Termindaten speichern wir, solange sie für das Gespräch und eine mögliche Geschäftsbeziehung erforderlich sind; wir überprüfen sie regelmäßig.

3.5 Kontakt per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Inhalt Ihres Anliegens), um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihr Anliegen einen Vertrag betrifft oder anbahnen soll, im Übrigen unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für E-Mail und Kalender nutzen wir Microsoft 365.

Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht; wir überprüfen unsere Korrespondenz hierfür regelmäßig. Geschäftsbriefe wie Angebote und Auftragsbestätigungen bewahren wir nach Abschnitt 5.2 auf.

3.6 Seminarbuchungen

Für Seminare verarbeiten wir die bei der Buchung angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Rechnungsanschrift, gebuchte Veranstaltung), um den Vertrag durchzuführen und die Rechnung zu stellen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Zur Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse senden wir Ihnen einen Code, der zehn Minuten gültig ist. Codes und die nach erfolgreicher Prüfung ausgegebenen Buchungsschlüssel löscht ein täglicher automatischer Lauf, sobald sie älter als einen Tag sind; in der Regel sind sie damit spätestens zwei Tage nach ihrer Erstellung gelöscht. Die versandte Rechnung speichern wir als unveränderliche Kopie, um sie nach Abschnitt 5.2 aufzubewahren. Bestätigungs-E-Mails versenden wir über Brevo und protokollieren dabei Empfänger, Betreff und Zustellstatus. Teilnehmerdaten speichern wir, solange sie für Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung erforderlich sind.

3.7 Blog und Newsletter

Unseren Blog unter blog.ki-bits.com betreiben wir mit der Open-Source-Software Ghost auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Beim Aufruf werden die in Abschnitt 3.1 genannten Verbindungsdaten verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Protokolle löschen wir spätestens nach 14 Tagen. Wenn Sie sich im Blog anmelden, setzt Ghost ein technisch notwendiges Cookie, das Sie angemeldet hält.

Für den Newsletter melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und optional Ihrem Namen an. Sie erhalten den Newsletter erst, nachdem Sie die Anmeldung über den Link in unserer Bestätigungs-E-Mail bestätigt haben (Double-Opt-in). Den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung speichern wir als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an uns. Wir werten nicht aus, ob einzelne Empfänger den Newsletter öffnen oder Links darin anklicken.

Nach Ihrer Abmeldung löschen wir Ihre Adresse aus dem Verteiler. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre nach dem Widerruf auf, um die Rechtmäßigkeit des früheren Versands belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Lernplattform

Unsere Lernplattform unter app.ki-bits.com ist noch nicht im produktiven Betrieb; wir verarbeiten dort noch keine Daten von Kunden oder Lernenden. Bevor sie startet, ergänzen wir diesen Abschnitt um alle Angaben zur Verarbeitung auf der Lernplattform, insbesondere zu Benutzerkonten, Lerndaten, Zertifikaten, Hosting, Dienstleistern und Datensicherung, und aktualisieren das Datum des Stands.

5. Kunden, Bestellungen und Rechnungen

5.1 Kauf auf Rechnung

Für Angebote, Verträge und Rechnungen verarbeiten wir die Daten unserer Kunden und ihrer Ansprechpartner: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Rechnungsanschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, bestellte Kurse und Lizenzen, Preise, Zahlungsstatus und die zugehörige Korrespondenz. Wir nutzen diese Daten, um Angebote zu erstellen, Verträge zu erfüllen, Lizenzen freizuschalten, abzurechnen und Ansprüche zu klären. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gesetzliche Aufbewahrungs- und Steuerpflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) und, für Ansprechpartner unserer Geschäftskunden, unser berechtigtes Interesse an der Durchführung des Vertrags mit dem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5.2 Gesetzliche Aufbewahrung

Handels- und steuerrechtliche Unterlagen bewahren wir so lange auf, wie es das Gesetz vorschreibt (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG): Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege einschließlich Rechnungen acht Jahre, empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Während dieser Zeit nutzen wir die Daten nur noch zur Erfüllung dieser Pflichten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6. Empfänger, Dienstleister und Übermittlungen in Drittländer

Wir setzen folgende Dienstleister ein. Auftragsverarbeiter sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden (Art. 28 DSGVO).

Darüber hinaus geben wir Daten nur weiter, wenn dies gesetzlich erlaubt oder vorgeschrieben ist, etwa an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, die zur Verschwiegenheit verpflichtet sind, an Finanzbehörden, an Banken zur Abwicklung von Zahlungen oder auf Anordnung an Behörden und Gerichte.

Übermittlungen in Drittländer: Vercel, Neon und Microsoft sind US-Unternehmen oder gehören zu US-Konzernen. Auch bei einer Verarbeitung in der EU ist ein Zugriff aus den USA, etwa zu Wartungszwecken, möglich. Für Übermittlungen in die USA stützen wir uns auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger danach zertifiziert ist, und im Übrigen auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Garantien erhalten Sie auf Anfrage.

7. Speicherdauer im Überblick

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder eine gesetzliche Pflicht besteht.

8. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Wenden Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte an info@ki-bits.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
www.ldi.nrw.de

9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Angaben im Status-Check, bei Anfragen und für den Newsletter sind freiwillig; ohne sie können wir Ihr Anliegen jedoch nicht bearbeiten. Für den Abschluss und die Durchführung eines Vertrags benötigen wir die jeweils als erforderlich gekennzeichneten Angaben. Gesetzlich verpflichtet sind Sie zur Bereitstellung nicht, soweit nicht das Steuerrecht Angaben auf Rechnungen vorschreibt.

10. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir treffen keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO und erstellen keine Profile.

11. Datensicherheit

Alle Verbindungen zu unserer Website und zum Blog sind mit TLS verschlüsselt.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Angebote, Dienstleister oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum des Stands steht oben auf dieser Seite.